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Regeln für Mails

Es besteht kein Zweifel: E-Mail hat unser Leben verändert. Als die Post noch ausschließlich auf dem Landwege verschickt wurde, bekam man frühestens nach zwei Tagen eine Antwort. Dank E-Mail ist heute die Antwort oft schon nach wenigen Minuten da. Ob vom Kollegen, der nur ein paar Zimmer weiter sitzt, oder vom Freund aus der Schweiz - die Entfernung spielt keine Rolle mehr. E-Mail ist zu einer Form der schriftlichen Kommunikation geworden, die aus dem Alltag, insbesondere dem Büro-Alltag, nicht mehr wegzudenken ist und die die klassische Form des Briefschreibens in weiten Teilen abgelöst hat. 

Aber: Man muss auch jeden Tag sein Postfach abrufen!

Die Erfinder der E-Mail haben die wunderbare Idee gehabt, jeder E-Mail eine so genannte Betreffzeile zuzuweisen. Stellen Sie sich vor, so etwas hätte es im klassischen Briefverkehr bereits gegeben - ein Vermerk auf dem Umschlag, der den Inhalt des Schreibens bezeichnet: "Betrifft: Mahnung!" oder "Betrifft: Beschwerde!" Wie viel umständliches Öffnen von Briefumschlägen hätten man sich da sparen können! Die Betreffzeile macht es für den Empfänger leichter, die E-Mails in seinem elektronischen Postfach zu verwalten, sprich: sie hilft ihm zu entscheiden, ob die Mail es überhaupt wert ist, geöffnet zu werden, oder ob sie nicht gleich gelöscht werden kann.

Der Schreibende ist aufgefordert, seinen Worten eine Überschrift zu geben, den Kern seiner eigenen Mitteilung zu erfassen, die Quintessenz aus seinem Anliegen zu ziehen.

Das ist freilich kein Verbrechen, doch muss man angesichts der enormen Werbeflut, die heute elektronische Postfächer zu verstopfen pflegt, damit rechnen, dass eine E-Mail mit leerer Betreffzeile gar nicht erst geöffnet, sondern vom Empfänger ungelesen gelöscht wird.

Anrede und Signatur

Einige E-Mail-Schreiber fallen grundsätzlich mit der Tür ins Haus - sie verzichten auf die Anrede und kommen gleich zur Sache. In privater Korrespondenz mag das noch angehen ("Und, wie war's gestern Abend?"), im Geschäftsverkehr ist dies jedoch ziemlich unschicklich: "Bitte schicken Sie mir umgehend..." - Für ein "Hallo!" oder "Guten Tag!" sollte es auch bei einer eiligen Mail noch reichen.

Auch wenn die E-Mail an eine gesichtslose Adresse wie kundenservice@warehouse.com oder webmaster@yoursite.de geht und möglicherweise mit einer automatisch generierten Eingangsbestätigung erwidert wird, so gilt doch: Es sind Menschen, die diese E-Mails öffnen, lesen und bearbeiten, keine Maschinen. Menschen wie du und ich, die ein höfliches "Sehr geehrte Damen und Herren" bestimmt nicht verachten.

Wie viel sollte man von seiner Anonymität preisgeben, wenn man sich zum ersten Mal an jemanden wendet? Niemand erwartet wahrheitsgetreue Angaben über Alter und Körpermaße des Absenders, und erst recht will niemand gleich in der ersten Mail die komplette Lebensgeschichte eines Menschen lesen müssen. Doch ein vollständig ausgeschriebener Name wäre schon mal ganz nett. Wer seine Mail nur mit "U. Kronstadt" unterzeichnet, also nicht mit "Ihr" oder "Ihre" U. Kronstadt, sondern nur mit "U. Kronstadt", der stellt den Empfänger vor ein Rätsel. Verbirgt sich hinter diesem U. ein Ulrich oder eine Ulrike?  Wie soll man da die Antwort beginnen? Sehr geehrte(r) Herr/Frau Kronstadt? Es bedeutet eine unnötige Verlegenheit, einem unbekannten E-Mail-Schreiber antworten zu müssen, der nicht einmal sein Geschlecht zu erkennen gibt.

Die meisten E-Mail-Programme bieten heute die Möglichkeit, jedem Schreiben eine automatische Signatur anzuhängen, komplett mit "herzlichen Grüßen", dem vollständigen Namen, sämtlichen akademischen Titeln, mit Telefonnummer, Handynummer, Faxnummer, Büroanschrift, Privatanschrift, Firmensitz, Abteilungszugehörigeit, Homepage - alles, was das Herz begehrt. Hier sollte man sich auf das Wichtigste beschränken.

Irgendein finsteres Wesen aus Mittelerde muss vor langer Zeit das Gerücht in Umlauf gebracht haben, dass im E-Mail-Verkehr sämtliche Regeln der deutschen Orthografie außer Kraft gesetzt seien. Die Überzeugung, man könne in E-Mails so schreiben, wie es einem gerade passt, hat sich jedenfalls weit verbreitet und hält sich hartnäckig.

Wenn jemand aus der Schweiz schreibt und auf das ß verzichtet, so ist das sein verbrieftes Recht. Wenn jemand mit einer amerikanischen Tastatur schreibt und deshalb keine Umlaute erzeugen kann, so ist auch das verzeihlich. Allerdings verfügt auch die amerikanische Tastatur über eine so genannte Shift-Taste, die man herunterdrücken kann, um Großbuchstaben zu erzeugen. Der vollständige Verzicht auf Großschreibung lässt sich also nicht mit einem Auslandsaufenthalt entschuldigen. Eigentlich lässt er sich mit gar nichts entschuldigen. Mit Coolness oder einem "irgendwie trendigen graphischen Innovationsanspruch" schon gar nicht. Ein Text, in dem alles kleingeschrieben wurde, ist nämlich weder optisch ansprechender, noch ist er leichter zu lesen als ein Text in herkömmlicher Orthographie, im Gegenteil, es bereitet dem deutschen Auge deutlich mehr Mühe, einen kleingeschriebenen Text zu entziffern.

Wer glaubt, dass bei dieser Form der Kommunikation die Rechtschreibung keine Rolle spielte, der befindet sich im Irrtum. E-Mail ist nicht dasselbe wie SMS!

Auch vom anderen Extrem, nämlich ALLES KONSEQUENT IN GROSSBUCHSTABEN ZU SCHREIBEN, ist abzuraten. Dies wird von vielen Empfängern als SCHREIEN empfunden, und wer lässt sich schon gerne anschreien? Dasselbe gilt für Sätze in Rotschrift. Wer etwas hervorheben möchte, kann dies zum Beispiel *durch Sternchen* tun, das gilt als wesentlich feiner und ist nicht weniger wirkungsvoll.

Re: Aw: Re: Aw: Re: Aw: Anfrage!

Gepriesen sei der Erfinder der Antwort-Funktion! Es steht außer Frage, dass es ungemein praktisch ist, zur Beantwortung einer E-Mail lediglich auf den "Antwort"-Button klicken zu müssen, und schon öffnet sich auf dem Bildschirm eine neue E-Mail-Maske, in die Adressat und Betreff automatisch eingetragen sind. Man kann also sofort "in die Tasten hauen". Die meisten E-Mail-Programme sind in der Regel so eingerichtet, dass beim Klicken auf die Antwort-Funktion auch der Text der E-Mail, auf die man antworten will, in der Antwortmaske erscheint. Den Antworttext setzt der Schreibende einfach darüber. Das kann unter Umständen ganz nützlich sein. Manche E-Mails wandern wie Pingpongbälle wieder und wieder zwischen den kommunizierenden Personen hin und her, jedes Mal wird die Betreffzeile um ein "Re:" oder "AW:" länger, und jedes Mal wird auch der Text der E-Mail länger, weil alle vorangegangenen Hin- und Her-Mails hinten dranhängen. Das kann unter Umständen allerdings auch sehr lästig sein.

Stellen Sie sich vor, Sie kommunizieren mit einem Anbieter, fragen ihn, ob er ein bestimmtes Produkt hat, er schreibt in seiner Antwort "Muss ich mal nachsehen", sie schreiben zurück "Okay, tun Sie das, vielen Dank!", er meldet sich mit "Re: AW: Re: Anfrage": "Nein, den Artikel habe ich leider nicht vorrätig", Sie fragen ihn, ob er ihn bestellen könne, er erwidert, das dauere aber mindestens drei Wochen, Sie fragen, ob er Ihnen vielleicht sagen könne, bei wem man dieses Produkt sonst beziehen könne, er schreibt, versuchen Sie es mal bei dem und dem, Sie fragen nach einer Telefonnummer, er schreibt Sie Ihnen samt Anschrift und E-Mail-Adresse, Sie klicken erfreut auf "E-Mail drucken", um sich die Angaben auszudrucken, und der gequälte Drucker braucht vier Minuten und fünf Blatt Papier, um eine einzige E-Mail auszuspucken, die aus rund einem Dutzend "Re: AW: Re: AW:"-Mails besteht, die sich im Laufe dieser Korrespondenz angehäuft haben. Fünf Blatt Papier für eine Telefonnummer! Der Regenwald lässt grüßen! Von den Kosten für Druckertinte ganz zu schweigen. Das Erstellen eines Antwortformulars kostet uns nur einen Mausklick, aber es nimmt uns nicht das Nachdenken darüber ab, ob der empfangene Text wirklich noch mal in Gänze mitverschickt werden muss.

Fazit

Klarheit ist gefordert! Gute Lesbarkeit, lieber eine zu große Schrift als eine zu kleine, ganz normale Sätze mit Subjekt, Prädikat, Objekt, Kommas und einem Punkt am Ende, ein Mindestmaß an Höflichkeit und vor allem: nichts was blinkt und grell ist, flackert oder pulsiert oder auf sonst eine Art und Weise geeignet wäre, das Auge des Empfängers zu beleidigen. Wer sich an einen ihm persönlich nicht bekannten Adressaten wendet und auf eine Antwort hofft, sollte sich um ein gewisses Maß an Verbindlichkeit bemühen. Fröhlichkeit ist dabei keinesfalls unangebracht, Förmlichkeit aber auch nicht. Eine E-Mail ist wie eine Visitenkarte, sie verrät weit mehr über uns als ihr schierer Inhalt.

Wenn man einen neuen Gedanken beginnt, schadet es nicht, dies durch einen Absatz kenntlich zu machen. Genau wie Punkte und Kommas können auch Absätze zur besseren Lesbarkeit und Verständlichkeit von E-Mails beitragen. Ein strukturierter Text lässt Rückschlüsse auf die strukturierten Gedanken des Schreibers zu.

Und wer sich vor dem Klick auf "Versenden" kurz die Zeit nimmt, das Geschriebene noch einmal selbst zu lesen und gegebenenfalls zu korrigieren, tut nicht nur dem Empfänger, sondern auch sich selbst damit einen großen Gefallen. Eine originelle, eindeutige Betreffzeile, ein gepflegtes Schriftbild mit ausgeschriebenen Wörtern, ein klarer Name und ein klar formuliertes Anliegen erhöhen die Chance um ein Vielfaches, vom Empfänger wahr- und ernstgenommen zu werden.

(Quelle: Siegel)

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